Gestione della bibliografia in un ambiente di ricerca

Ciao a tutti,

scrivo perché vorrei sentire le vostre opinioni o le vostre esperienze
nella gestione di collezioni bibliografiche in un gruppo di ricerca.

La questione è la seguente. Il mio gruppo di ricerca conta una decina
di ricercatori. Ci occupiamo di fotovoltaico e in sostanza la nostra attività
può essere divisa “per materiale”. Chi lavora sul silicio, chi sull’ossido di rame,
chi sul CZTS.

Finora mi occupavo solamente io di tenere aggiornati i vari db BibTeX,
uno per materiale, e uno spazio condiviso contenente tutti i pdf anch’essi
divisi per directory, una per ogni db. L’aggiunta di nuovi
articoli mi veniva suggerita inviandomi delle mail.

Gli altri sincronizzavano poi la loro biblioteca con un semplice doppio click
grazie a uno script batch sotto Windows che scaricava solo “le novità”
rispetto a quello che avevano già sul loro pc (usando il comando robocopy
di Windows).

Ora non ce la faccio più a continuare in questo modo. Piano piano però gli altri
colleghi stanno imparando a usare JabRef e sono quindi in grado di modificare
il db da soli. Per fare questo in maniera collaborativa ci sono ottimi strumenti
di controllo revisione (TortoiseSVN per esempio). Ma già molti storcono il
naso perché gli sembra troppo complicato. Oltretutto un sistema di controllo
revisione è adatto solitamente per file di testo. Usarlo anche per updloadare
i pdf degli articoli sarebbe molto inefficiente.
Sbaglio? Voi che strumenti o che approccio usereste?

Altro problema. Attualmente ci sono circa 2000 voci tra tutti i db e i problemi
di univocità delle chiavi bibliografiche iniziano a farsi sentire nel momento che
utilizzo due o più db insieme. Io, per gli articoli, uso Autore_Anno[_a]. La parte
tra parentesi quadre è facoltativa. Mi conviene quindi usare un db unico?
Risolverei i problemi di univocità ma forse perderei in prestazione e in ordine
(è vero esistono i gruppi in JabRef però voglio vedere quanti li useranno…)
Il db unico farebbe anche felici quelli nel mio gruppo (anche io a volte) che
usano BibTeX4Word perché questo strumento per usare db BibTeX in Word,
può usare un singolo db alla volta.
Voi tendete a usare un db unico? Con che schema per le chiavi bibliografiche?

Scusate il messaggio esageratamente lungo ma sono veramente in crisi su
come gestire la cosa.

Grazie mille.
Ciao ciao.
Fra